1. Ponudnik storitve
Ponudnik storitve InStock Pro in upravljavec spletnega mesta InStock.si je:
Ideja Design d.o.o.
Davčna številka: SI11544414
Matična številka: 7567898000
E-pošta: info@instock.si
2. Predmet pogojev
Ti pogoji poslovanja urejajo uporabo spletnega mesta InStock.si, oddajo povpraševanja, predstavitev rešitve, pilotno uporabo in uporabo storitve InStock Pro, kadar s posameznim naročnikom ni dogovorjeno drugače.
InStock Pro je poslovna rešitev za podporo prejemu blaga, obdelavi vhodnih dokumentov, uparjanju postavk, šifrantom, sledljivosti, tiskanju etiket, kontrolam in povezavam z zunanjimi sistemi. Rešitev lahko vključuje spletno aplikacijo, mobilno iOS aplikacijo, povezovalne module, obdelavo dokumentov in dodatne storitve uvedbe.
3. Povpraševanje in sklenitev dogovora
Oddaja povpraševanja prek spletnega obrazca ali po e-pošti ne pomeni sklenitve pogodbe. Povpraševanje je namenjeno začetnemu stiku, dogovoru o predstavitvi, pripravi ponudbe, pilotni uporabi ali uskladitvi obsega uvedbe.
Dogovor o uporabi storitve je sklenjen, ko ponudnik in naročnik pisno uskladita bistvene pogoje, kot so obseg storitve, cena, obdobje uporabe, način plačila, tehnična izvedba, integracije, podpora in morebitne posebne zahteve.
4. Uporabniki in dostop
Naročnik je odgovoren za pravilnost podatkov o svojih uporabnikih, dodeljevanje pravic dostopa in skrbno uporabo uporabniških računov. Uporabniki morajo varovati gesla, dostopne povezave, API ključe in druge poverilnice.
Naročnik mora ponudnika brez nepotrebnega odlašanja obvestiti o sumu nepooblaščene uporabe, izgubi dostopa, zlorabi poverilnic ali varnostnem incidentu.
5. Paketi, cene in krediti
Cene, paketi in vključene količine, objavljene na spletnem mestu, so informativne narave, razen če je izrecno navedeno drugače. Končna cena se lahko prilagodi glede na obseg uporabe, število podjetij oziroma tenantov, integracije, posebne obdelave dokumentov, količino AI obdelav, dodatno podporo in zahteve naročnika.
Če storitev uporablja kreditni sistem za obdelavo dokumentov ali AI funkcionalnosti, se krediti obračunajo v skladu z dogovorjenim paketom oziroma ponudbo. Poraba kreditov je lahko odvisna od vrste dokumenta, načina obdelave, izbrane funkcionalnosti in uspešnosti obdelave.
Neizkoriščeni krediti, vključene količine in posebni pogoji se urejajo z vsakokratno ponudbo ali dogovorom z naročnikom.
6. Uvedba, pilot in integracije
Pri pilotni uporabi ali uvedbi se lahko funkcionalnosti, povezave in postopki prilagodijo konkretnemu poslovnemu okolju naročnika. To lahko vključuje pripravo šifrantov, povezavo z ERP sistemom, nastavitve etiket, uvoz dobaviteljev, pripravo parser vzorcev, testiranje mobilnega zajema in uskladitev delovnega toka.
Roki uvedbe so odvisni od razpoložljivosti podatkov, kakovosti vhodnih dokumentov, dostopa do zunanjih sistemov, odzivnosti naročnika in tehničnih omejitev tretjih sistemov.
7. Obdelava dokumentov
Storitev lahko omogoča nalaganje in obdelavo dokumentov, kot so dobavnice, računi, naročila, CSV, XLSX, PDF in druge datoteke. Namen obdelave je izločanje podatkov, uparjanje postavk, priprava prejema, kontrola razlik, tiskanje etiket in podpora poslovnemu procesu naročnika.
Naročnik je odgovoren, da ima pravico obdelovati dokumente, ki jih naloži v sistem, ter da dokumenti ne vsebujejo podatkov, ki jih za izbrani namen ni dovoljeno ali smiselno obdelovati.
8. Varni načini obdelave in AI obdelava
InStock Pro vključuje varnostne mehanizme, ki zmanjšujejo količino podatkov, poslanih v obdelavo. Pri uporabi AI funkcionalnosti se lahko uporabi Safe Mode, območja dokumenta, izseki in dnevnik AI obdelav.
Safe Mode odstrani cene, popuste, vrednosti, bančne račune in e-pošto pred pošiljanjem v AI obdelavo. Namen tega načina je, da se v zunanjo obdelavo ne pošiljajo podatki, ki niso potrebni za prepoznavo postavk, količin, šifer, serij, rokov uporabe in podobnih operativnih podatkov.
Pri obdelavi z označenimi območji se pošljejo samo označeni stolpci oziroma deli dokumenta, ki jih uporabnik izbere za obdelavo. Pri skeniranih dokumentih lahko izseki nastanejo neposredno v brskalniku, kar pomeni, da celoten dokument ni nujno poslan na strežnik ponudnika, temveč se pošlje samo izrezani del, potreben za obdelavo.
AI dnevnik beleži, kaj je bilo poslano v obdelavo, s katerim namenom in v okviru katerega dokumenta oziroma postopka. To naročniku omogoča večji nadzor nad tem, kateri podatki so bili uporabljeni pri AI obdelavi.
9. Obdelava po označenih območjih dokumenta
Storitev lahko v okviru modula Napredne funkcije omogoča obdelavo, pri kateri uporabnik na dokumentu sam označi območja, ki naj se obdelajo. Označi lahko na primer stolpec s šifro, nazivom, količino, serijo ali rokom uporabe, prav tako pa številko in datum dokumenta.
Pri dokumentih z besedilno plastjo se v obdelavo pošlje samo vsebina označenih območij. Deli dokumenta, ki niso označeni — na primer glava, noga, bančni podatki, kontaktni podatki in cenovni stolpci — se v obdelavo ne pošljejo.
Pri skeniranih dokumentih, kjer besedilne plasti ni, lahko izseki označenih območij nastanejo neposredno v uporabnikovem brskalniku. V takem primeru se v obdelavo pošljejo samo ti izseki, ne pa celoten dokument. Kadar območja niso označena, se dokument obdela v celoti.
Kadar je vklopljen AI Safe Mode, se območja, označena kot cenovna, v obdelavo ne pošljejo. Območja, ki jih je uporabnik izrecno označil kot količino, serijo, rok uporabe, šifro ali EAN, so pri tem izvzeta iz samodejnega odstranjevanja zneskov, da se ohranijo tudi vrednosti, zapisane z decimalnim ločilom.
Natančnost izbire je odvisna od natančnosti označitve. Sistem uporabnika opozori, kadar v označenem območju zazna vrednosti, ki so videti kot zneski, dokončno presojo pa prepusti uporabniku.
Razpoložljivost te obdelave je odvisna od naročenega modula, vrste in kakovosti dokumenta, prisotnosti besedilne plasti, uporabljenega brskalnika in izbranega postopka obdelave.
10. Hramba podatkov
Privzeta politika hrambe je, da se naloženi izvirni dokumenti hranijo največ 1 mesec, nato pa se samodejno izbrišejo s strežnika, razen če je z naročnikom dogovorjeno drugače ali če daljšo hrambo zahteva zakon, pogodba, varnostni razlog ali reševanje konkretnega zahtevka.
Namen kratke hrambe izvirnikov je omogočiti operativni pregled, popravek obdelave, ponovni vpogled, odpravo napak in reševanje reklamacij v razumnem delovnem obdobju, hkrati pa preprečiti, da bi naloženi dokumenti ostajali na strežniku za nedoločen čas.
Po izbrisu izvirnega dokumenta lahko sistem obdrži strukturirane poslovne podatke, ki so potrebni za delovanje storitve, sledljivost in poslovno evidenco. To lahko vključuje številko dokumenta, dobavitelja, postavke, šifre, EAN kode, količine, serije, roke uporabe, status obdelave, povezane prejeme, revizijsko sled, uporabniške akcije in tehnične zapise o obdelavi.
Strukturirani podatki niso več izvirne datoteke, ampak delovni podatki, ki nastanejo pri uporabi storitve. Njihova hramba se določi glede na dogovor z naročnikom, poslovne potrebe, računovodske oziroma sledljivostne zahteve in nastavitve posameznega okolja.
Naročnik lahko zahteva drugačno politiko hrambe, kadar je to tehnično izvedljivo in skladno z dogovorom. To lahko vključuje krajšo hrambo, izklop hrambe izvirnikov, ročni izbris, obdelavo brez nalaganja izvirnika ali posebne nastavitve za posamezno podjetje oziroma tenant.
11. Obveznosti naročnika
Naročnik se zavezuje, da bo storitev uporabljal zakonito, skrbno in v skladu z namenom rešitve. Naročnik je odgovoren za pravilnost vnesenih podatkov, zakonitost naloženih dokumentov, preverjanje rezultatov obdelave in končne poslovne odločitve.
Rezultati avtomatske obdelave, parserja ali AI funkcionalnosti so namenjeni podpori delu uporabnika. Naročnik oziroma uporabnik mora rezultate preveriti, kadar so ti pomembni za poslovne, računovodske, skladiščne, reklamacijskopravne ali druge odločitve.
12. Prepovedana uporaba
Storitev ni dovoljeno uporabljati za nezakonite namene, pošiljanje škodljivih datotek, poskuse nepooblaščenega dostopa, obremenjevanje sistema, obvoz varnostnih mehanizmov, kršitve pravic tretjih oseb ali obdelavo podatkov, za katere naročnik nima ustrezne pravne podlage.
13. Razpoložljivost in vzdrževanje
Ponudnik si prizadeva zagotavljati zanesljivo delovanje storitve, vendar ne jamči neprekinjene razpoložljivosti. Storitev je lahko začasno nedostopna zaradi vzdrževanja, nadgradenj, varnostnih posegov, napak, izpadov infrastrukture, delovanja tretjih ponudnikov ali višje sile.
Ponudnik lahko storitev nadgrajuje, spreminja ali dopolnjuje, če s tem izboljšuje varnost, stabilnost, uporabnost ali skladnost rešitve.
14. Integracije in tretje storitve
InStock Pro se lahko povezuje z ERP sistemi, tiskalniki, e-poštnimi predali, AI ponudniki, mobilnimi aplikacijami, strežniki naročnika in drugimi zunanjimi sistemi. Za delovanje tretjih storitev, njihovo razpoložljivost, spremembe API-jev, cene, omejitve in napake ponudnik ne odgovarja, razen kadar je drugače dogovorjeno.
Naročnik mora zagotoviti potrebne dostope, dovoljenja, tehnične podatke in sodelovanje svojih izvajalcev, kadar so ti potrebni za integracijo.
15. Odgovornost
Ponudnik odgovarja za izvedbo dogovorjenih storitev s skrbnostjo dobrega strokovnjaka. Ponudnik ne odgovarja za škodo, ki nastane zaradi napačnih ali nepopolnih vhodnih podatkov, nepreverjenih rezultatov avtomatske obdelave, ravnanja uporabnikov, napak tretjih sistemov, izpadov infrastrukture ali uporabe storitve v nasprotju z njenim namenom.
V največjem obsegu, ki ga dovoljuje zakonodaja, je odgovornost ponudnika omejena na neposredno škodo in na znesek, ki ga je naročnik plačal za storitev v obdobju, na katero se škodni dogodek nanaša, razen v primerih, kjer takšna omejitev po zakonu ni dovoljena.
16. Varstvo osebnih podatkov
Pri uporabi storitve lahko pride do obdelave osebnih podatkov, na primer podatkov uporabnikov, kontaktnih oseb, e-poštnih naslovov, podatkov iz dokumentov in dnevniških zapisov. Obseg obdelave je odvisen od načina uporabe storitve in podatkov, ki jih naročnik vnese ali naloži.
Ponudnik osebne podatke obdeluje za namen zagotavljanja storitve, podpore, varnosti, revizijske sledi, komunikacije in izpolnjevanja dogovorjenih obveznosti. Kadar ponudnik nastopa kot obdelovalec osebnih podatkov, se lahko z naročnikom sklene ločen dogovor o obdelavi osebnih podatkov.
17. Zaupnost
Ponudnik in naročnik se zavezujeta varovati poslovne skrivnosti, tehnične podatke, dokumentacijo, dostopne podatke, cene, dogovore in druge zaupne informacije, s katerimi se seznanita pri sodelovanju.
18. Spremembe pogojev
Ponudnik lahko pogoje poslovanja spremeni zaradi sprememb storitve, zakonodaje, varnostnih zahtev, poslovnih procesov ali tehničnega razvoja. Veljavna različica pogojev je objavljena na tej strani.
Za naročnike, ki imajo sklenjen poseben pisni dogovor, lahko veljajo tudi individualno dogovorjeni pogoji. V primeru neskladja med temi splošnimi pogoji in individualnim dogovorom imajo prednost določila individualnega dogovora.
19. Pravo in reševanje sporov
Za razmerje med ponudnikom in naročnikom se uporablja pravo Republike Slovenije, razen če je pisno dogovorjeno drugače. Morebitne spore bosta ponudnik in naročnik najprej poskušala rešiti sporazumno.
20. Kontakt
Za vprašanja glede pogojev poslovanja, ponudbe, uvedbe, hrambe podatkov ali uporabe storitve pišite na info@instock.si.